3 Formatos de Reunião que aumentaram a participação dos seus membros

Por Stacey Vanden Heuvel, do Rotary Club de Rochester, Minnesota, EUA

Como um dos maiores clubes do nosso Distrito, sabíamos que precisávamos fazer alguma coisa para enfrentar a diminuição na presença a reuniões e atender às necessidades dos nossos diversos membros. Começamos, em 2015, com um exercício de visão do clube, e tentamos procurar maneiras de sermos flexíveis e inovadores. Aqui está o que resultou para o nosso clube.

Uma das primeiras coisas que fizemos foi rever as nossas diretrizes de atendimento para enfatizar que é mais importante a participação do que simplesmente aparecer nas reuniões. Nós pedimos aos membros 50% de comparência. Contudo, participar em todas as atividades de serviço do nosso clube, assim como as reuniões de liderança ou comissão, reuniões de outro Rotary Club em qualquer lugar do mundo ou qualquer outra atividade do Rotary também contam. Sabemos que os rotários beneficiarão mais com a adesão ao clube quando participarem de forma mais regular, por isso pedimos aos nossos membros que considerem as diversas formas de o fazerem.

Também apresentamos dois novos formatos de reunião, que começaram em janeiro de 2017. Durante a quinta-feira de Primeiro Serviço da primeira semana de cada mês, reunimos-nos na Biblioteca Pública de Rochester para nos voluntariarmos. A localização é facilmente acessível; o estacionamento é gratuito; e trabalhamos juntos para apoiar a Biblioteca nos seus esforços para fortalecer a comunidade e enriquecer as vidas através da partilha e da aprendizagem.

Apresentamos ainda as reuniões 1905 na terceira quinta-feira do mês. Essas reuniões servem de homenagem aos começos do Rotary, quando os primeiros rotários reuniam-se em grupos pequenos nos locais de trabalho uns dos outros. Para a parte do trabalho da reunião liderada pelo presidente do nosso clube, todos nós estamos ligados através de um feed ao vivo no Facebook a partir de uma localização no centro da cidade. Em seguida, desligamos do feed e, em vários locais remotos, um membro do conselho ou um membro da comissão do programa lidera uma discussão em pequenos grupos em torno de uma apresentação de vídeo focada no tema do Rotary para o mês.

Alguns dos nossos rotários estão dispostos a acolher esses encontros nos seus locais de trabalho. Imaginamos que Paul Harris realizou as suas reuniões da mesma forma, estamos apenas a usar tecnologias diferentes!
Os muitos benefícios incluem a realização de uma reunião gratuita para pessoas com orçamento limitado, que proporciona locais de encontro mais perto de uma variedade de locais de trabalho, cria melhores oportunidades para um diálogo significativo em pequenos grupos e permite que as pessoas em casa, no trabalho ou em viagem possam participar. Enquanto a nossa participação semanal é de cerca de 60 membros por reunião, o nosso live no Facebook e vídeos gravados das nossas Reuniões 1905, gerou 1.169 visualizações para três dessas reuniões!
Finalmente, apresentamos uma reunião de ​networking rápido. Os membros sentam-se em frente a outros membros e têm quatro minutos para falar sobre alguns tópicos selecionados. Depois disso, um lado da mesa desce um lugar para conversar com outro membro. O outro lado permanece no mesmo sítio para os membros que têm mais dificuldade em se mover. A sala está cheia de energia e vibração, e os rotários locais e visitantes gostaram deste formato de reunião, alguns até já nos pediram materiais para levar para os seus clubes.
Nós fizemos as mudanças de reunião com o espírito de inovação e flexibilidade, mas mantendo os principais valores do serviço, focados globalmente, e com a comunidade, a diversão e a amizade em mente. Destacamos que existem muitas maneiras de servir e ainda mais formas de se juntar regularmente para encorajar a partiha com outros rotários.

 

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